記者発表資料の作り方と配信戦略：実務と注意点を徹底ガイド

2025年12月29日 最終更新日時 : 2025年12月29日 エバープレイ編集部

はじめに — 記者発表資料の役割

記者発表資料（プレスリリース）は、企業や団体がニュースを対外的に伝えるための公式文書です。製品発表、決算発表、社会貢献活動、経営トップの人事、危機対応など、幅広い目的で用いられ、媒体や記者に正確かつ迅速に情報を届ける点で重要な役割を果たします。良い記者発表資料は、取材につながり、報道に反映され、ブランド認知や信頼性の向上、場合によっては売上への貢献にもつながります。

記者発表資料の基本構成

記者発表資料は短くても要点が明確で、記者がすぐにニュース価値を判断できる構成にすることが重要です。一般的な構成は以下の通りです。

  • ヘッドライン（見出し）: ニュースの核心を一文で表す。短く、説得力のある表現にする。
  • リード（冒頭段落）: 5W1H（誰が・何を・いつ・どこで・なぜ・どのように）を簡潔にまとめる。記者が最初に読む部分であり、最重要。
  • 本文（詳細）: 背景、特徴、データ、導入効果、引用（関係者のコメント）などを段落ごとに整理する。導入は重要度の高い順（倒立ピラミッド）で。
  • 視覚資料への案内: 図表、写真、動画、ダウンロードリンクなどの配置場所と利用条件を明記する。
  • 会社情報（ボイラープレート）: 会社概要、連絡先、Webサイト、SNSアカウントを記載する。
  • 配布日と配布先、必要に応じてエンバーゴ（公開制限）情報。

書き方のポイント — ジャーナリスト目線で書く

ジャーナリストが記事を作りやすいように配慮することが肝心です。具体的には次の点に注意してください。

  • 倒立ピラミッドを意識する：重要情報→補足情報→背景という順で配置する。
  • 具体的な数値を示す：主張は数値や事実で裏付ける（出典を明示）。曖昧な表現は避ける。
  • 引用は短く明確に：経営陣や担当者のコメントは記者が使いやすい一〜二文で。
  • 専門用語は必要最小限にする：業界外の記者にもわかる表現を心がける。
  • 見出しとリードの整合性：見出しで煽りすぎず、リードで具体性を担保する。

マルチメディアの活用

現代の報道で写真や動画、配布可能な資料（PDF、図表）は非常に重要です。以下を守ると採用率が上がります。

  • 高解像度の写真（RGB/CMYKではなくWeb用はRGB）や動画はダウンロードリンクを用意する。
  • ファイルサイズや利用条件（クレジット表記、編集許可など）を明記する。
  • 図表はデータソースを示し、編集可能な形式（CSV、Excel、SVG）を提供すると使いやすい。

配信とタイミング

配信タイミングは露出に大きく影響します。一般的な指針は次のとおりです。

  • 平日の朝（日本の場合10時前後）は記者がデスクにいる時間帯で反応が得やすい。
  • 金曜日の夕方や連休前、祝日前の配信は避ける（掲載が遅れる、埋もれるリスク）。
  • 重要事項や決算情報などは、適時開示ルールに従い証券取引所やIRチームと事前調整すること（上場企業の場合）。
  • エンバーゴ（公開制限）を設定する場合は、対象媒体・日時・条件を明確に伝える。違反時の扱いや連絡先も提示する。

配信チャネルの選定

配信は単にメールで送るだけではなく、多チャネルでの露出が効果的です。

  • 専用の配信サービス（PRワイヤー、配信代行）を活用すると幅広い媒体に同時配信できる（例：国内の大手配信サービスや海外向けの配信網）。
  • 自社Webサイトのニュースリリース欄やIRページ、SNS（企業アカウント）、YouTubeチャンネルなども同時活用する。
  • ターゲットとなる業界メディア、専門記者、インフルエンサーに個別でアプローチすることで深い取材につながる。

法務・IR上の注意点（日本特有のルール）

上場企業や金融商品に関する発表は、証券取引所や金融商品取引法に基づく適時開示が必要です。不正確な情報や未公開の内部情報の漏洩は法的問題を招く恐れがあります。IR・法務チームと必ず事前確認を行い、必要であれば開示文書や内部承認プロセスを経てから配信してください。また、個人情報や著作権、商標などの権利関係にも注意を払います。

危機対応時の発表資料

事故や不祥事発生時の記者発表資料は、スピードと正確性のバランスが求められます。最初のステートメントは速やかに出すが、事実確認が不十分な場合は誤情報にならないよう「調査中である」旨を明記し、更新のタイムラインを提示することが重要です。責任者への連絡先、対応状況、被害者支援や再発防止策の方針を載せ、透明性を確保します。

効果測定と改善サイクル

配信の効果は数値で追うことができます。代表的な指標は以下です。

  • 掲載数（クリッピング）と掲載媒体の質（影響力のある媒体か）
  • オンラインのページビュー、リーチ、エンゲージメント（SNSでの反応）
  • ウェブサイトへの流入数、ダウンロード数、問い合わせ件数
  • 記事のトーン（ポジティブ／ネガティブ）やメディア露出の継続性

これらのデータをもとに、配信時間、見出し、リード、配布先の改善を行います。定期的なレビューを設けることでPDCAを回し、採用率の向上を目指します。

実務チェックリスト

配信前に最低限確認すべき項目をまとめます。

  • 見出しが簡潔でニュース性を表現しているか
  • リードに5W1Hが含まれているか
  • 数値や事実に出典があるか（誤りがないか）
  • 引用文の承認済みか（発言者の確認）
  • 写真・図表の解像度、利用条件が明記されているか
  • 配信日時と対象媒体の最終確認（タイムゾーンに注意）
  • 法務・IRチームの承認済みか（上場企業や規制対象分野）
  • 連絡先（広報担当者の氏名、電話番号、メールアドレス）が明記されているか

テンプレート（簡易例）

以下は記者発表資料の要点テンプレート例です。用途に応じて調整してください。

  • ヘッドライン
  • 配布日／配布先（エンバーゴの有無）
  • リード（5W1H）
  • 本文（背景、詳細、データ）
  • 引用（経営陣や担当者）
  • 視覚資料へのリンクと利用条件
  • 会社情報（ボイラープレート）
  • 問い合わせ先（担当者連絡先）

まとめ

記者発表資料は単なる告知文ではなく、取材や報道を生むための第一歩です。ジャーナリスト目線で明快に、数値や事実で裏付け、マルチメディアを活用し、配信タイミングと法務面を慎重に管理することが成功の鍵です。効果測定を行い、継続的に改善していくことで、広報活動の成果を最大化できます。

参考文献

Public Relations Society of America (PRSA)

Cision — Resources for PR professionals

Muck Rack — PR and Media resources

東京証券取引所（適時開示制度）

金融庁（日本）

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