【2024年完全版】コピー機の正しい処分方法とトラブル回避のポイント

コピー機の処分方法について解説

オフィスの移転や買い替えに伴い、不要になったコピー機を処分しなければならないケースは少なくありません。しかし、大型で重い機械である上に、内部にトナーなどの消耗品が入っていることもあり、なかなか簡単に捨てられないことが多いです。さらに、コピー機は粗大ごみに簡単に出せない場合も多いため、適切な処分方法を理解しておくことが重要です。

コピー機を処分する前に確認すべきこと

処分を考える前に、まずは以下のポイントを押さえておきましょう。

• 製品の状態を把握する
  まだ使用可能なコピー機か、完全に故障しているかで処分方法は変わってきます。
• メーカーや購入時の保証・リサイクルプログラムの有無
  多くのメーカーは回収やリサイクルのサービスを実施しています。
• 処分費用
  処分には費用がかかることが多いので、予算を決めておきましょう。
• 社内の情報セキュリティ対策
  コピー機内部に保存されたデータを消去する必要がある場合があります。

コピー機の処分方法いろいろ

以下では、代表的なコピー機の処分方法とそのメリット・デメリットを解説します。

1. メーカーによる回収・リサイクルサービスを利用する

多くのコピー機メーカーは、自社製品の回収およびリサイクルサービスを提供しています。特に大手メーカーの場合は無料または有料で引き取ってくれることが多く、環境に配慮した処理も期待できます。

• メリット
  確実なリサイクルと環境基準に基づく適正処理を受けられる。データ消去などのオプションもある場合が多い。
• デメリット
  引き取りまでに時間がかかること、費用が発生する場合がある。

製品の型番や購入店に問い合わせて、対応状況を確認しましょう。

2. 専門の回収業者に依頼する

コピー機などの大型機器を専門に回収・処分する業者に依頼する方法です。自治体で対応が難しいときや、複数台まとめて処分したい場合に便利です。

• メリット
  迅速に回収してくれることが多く、量が多い場合は割安になる場合もある。機密情報の取り扱いにも対応可能。
• デメリット
  費用がかかる。優良業者を選ばないと、適正処理がされないリスクがある。

依頼する際には、料金体系やリサイクルの実施状況を事前にしっかり確認しましょう。

3. リース会社・販売店に引き取りを依頼する

コピー機をリースで使用している場合、リース会社に返却して処分してもらうのが一般的です。また、購入時の販売店が下取りや引き取りサービスを提供していることもあります。

• メリット
  手続きがシンプルで、安心して任せられる。特にリース契約終了時は必須。
• デメリット
  契約内容によっては費用が発生する場合がある。

契約条件をよく確認し、必要書類の準備も忘れないようにしましょう。

4. 自治体の粗大ごみ回収に出す

自治体によっては、コピー機を粗大ごみとして回収してくれるところもあります。ただし、家電リサイクル法の対象機器であれば、取り扱いが異なるため注意が必要です。

• メリット
  手軽に廃棄できることもある。費用も比較的安価。
• デメリット
  対応していない自治体も多い。回収日時やサイズ制限がある。適切なリサイクルがされない可能性。

まず自治体のホームページや地域の清掃センターに問い合わせてみましょう。

コピー機の処分時に気をつけるポイント

1. 機密情報の消去

コピー機にはハードディスクやメモリが搭載されており、過去にコピーやスキャンした文書のデータが保存されていることがあります。処分前に機密情報を完全に消去することは非常に重要です。

• メーカーの消去ツールを使用する
• 専門業者にデータ消去を依頼する
• 初期化設定を行う（取扱説明書参照）

情報漏えいを防ぐためにも、安易にコピー機を廃棄しないようにしましょう。

2. トナーやインクカートリッジの処理

コピー機に付属しているトナーやインクカートリッジは、廃棄方法が定められている場合があります。使い切ってから処分するのが望ましく、使い切れない場合は適正処理できる業者に依頼しましょう。

3. メーカー保証や契約条件の確認

保証期間内の場合は無償で修理や回収が可能なケースもあります。また、リース契約の場合は契約に処分方法が指定されていることもあるため、契約内容を必ず確認してください。

リサイクル法とコピー機の処分

コピー機は「特定家庭用機器再商品化法（家電リサイクル法）」の対象ではありませんが、製造業者や販売事業者が自主的にリサイクルを推進しています。とはいえ、リサイクル時に金属やプラスチック、電子部品を分別して適正に処理する必要があるため、無造作に廃棄することはできません。

また、廃棄物処理法により、適切な廃棄物処理業者に委託しないと不法投棄として処罰対象となるリスクもあります。したがって、自己判断での廃棄は控え、適切な処分ルートを選びましょう。

まとめ

コピー機の処分は、単に捨てれば済むものではなく、機密情報保護やリサイクル、法令遵守などを考慮した手順が求められます。主な処分方法としては、メーカーやリース会社に依頼すること、専門業者を利用すること、自治体の回収サービスを利用することの3つが挙げられます。

まずはコピー機の状態や契約状況を確認し、その上で最適な方法を選びましょう。情報漏えい対策や環境保護の観点からも正しい処分方法を選ぶことが重要です。

不要なコピー機の処分に悩んだときは、メーカーや専門業者へ相談するのが確実です。適切な処分で、安全に、そして環境に配慮した対応を心がけましょう。