就業管理クラウド徹底ガイド：導入メリット・選び方・運用ポイントと注意点

2025年12月29日 最終更新日時 : 2025年12月29日 エバープレイ編集部

はじめに — なぜ今「就業管理クラウド」なのか

テレワークや多様な働き方の拡大、働き方改革に伴う法令遵守の強化、そして人手不足による管理業務の効率化ニーズの高まりにより、就業管理クラウド（勤怠管理クラウド、タイムマネジメントクラウドとも呼ばれる）への注目が一層高まっています。従来の紙やオンプレミスの勤怠管理に比べて、クラウドは導入コストの低減、迅速なアップデート、遠隔打刻や多様な勤務形態への対応などの利点があり、企業の人事・総務部門にとって重要な基盤システムとなりつつあります。

就業管理クラウドとは何か

就業管理クラウドは、従業員の出退勤（打刻）、労働時間集計、休暇・有給管理、シフト管理、残業申請・承認、アラート通知、レポーティングなど、勤怠や勤務に関する機能をクラウド上で提供するソフトウェア（SaaS）です。モバイルアプリ、Web、ICカード、フェイス認証など複数の打刻手段をサポートするサービスが多く、給与計算ソフトや人事システムと連携してワークフローを自動化できます。

主要な機能と実務での活用シーン

  • 打刻（Web/モバイル/ICカード/生体認証） — 出社・退社・外出・復帰や休憩の記録
  • シフト管理 — 店舗や製造現場のシフト作成、シフト希望の収集・調整
  • 勤怠集計・残業管理 — 所定労働時間、残業時間、深夜・休日出勤の自動集計
  • 休暇管理 — 年次有給、特別休暇、育児・介護休暇の申請・承認・日数管理
  • 承認ワークフロー — 残業申請や打刻修正の申請・承認フローの自動化
  • アラート/通知 — 法定時間超過や未打刻、申請未処理の自動通知
  • レポート・可視化 — 部門別・個人別の稼働レポート、ダッシュボード
  • 外部システム連携 — 給与計算、人事管理、労務管理とのデータ連携（API/CSV）

導入メリット（定量・定性）

  • 管理工数の削減 — 打刻集計、転記、残業計算などの手作業が自動化され、総務・人事の負荷を低減
  • 正確な勤怠管理による過誤・不正の削減 — 打刻データのタイムスタンプや生体認証で「代打ち（代理打刻）」の抑止
  • 法令遵守の支援 — 労働時間の把握や記録保存、36協定（時間外労働の合意）に基づく管理のサポート
  • 経営判断の高度化 — リアルタイムな稼働データで人員配置や採用計画、コスト管理に役立つ
  • 多様な働き方への柔軟対応 — テレワーク、フレックスタイム、変形労働時間制などの運用に対応可能

法令・コンプライアンス面でのポイント

日本における勤怠管理は労働基準法を中心に規制されており、使用者は労働時間や休憩、休日の記録を適切に行う責務があります。働き方改革関連法により時間外労働の上限規制や、長時間労働の抑制の重要性が高まり、客観的かつ正確な勤怠データの管理が企業に求められます。クラウド導入に当たっては以下に留意してください。

  • 記録保存と監査対応 — 勤怠記録の保存期間や監査要件は法令によるため、保存ポリシーを明確にしておく
  • 36協定の適用と設定 — 時間外の上限管理設定やアラートの閾値を36協定に沿って設定する
  • 個人情報・特定個人情報（マイナンバー）の取り扱い — マイナンバーの取扱いは厳格な管理が必要。クラウド事業者の取り扱い範囲を確認する

セキュリティと認証（確認すべき項目）

勤怠データは個人識別情報や勤怠履歴といった重要データを含むため、適切なセキュリティ対策の確認が必須です。事業者選定時に確認すべき代表的なポイントを挙げます。

  • 通信と保存の暗号化（TLS、データベース暗号化など）
  • 認証・アクセス管理（多要素認証、役割ベースのアクセス制御）
  • 認証取得状況（ISMS（ISO/IEC 27001）、SOC2、AICPAなど）
  • ログ管理と監査証跡 — ログの保存・不正アクセス検知・インシデント対応手順
  • データセンターの物理的安全性と冗長化（リージョン、バックアップ体制）

導入プロセスと運用設計（推奨ステップ）

就業管理クラウドを成功させるには、単に導入するだけでなく、業務プロセス全体の設計と従業員の定着が重要です。一般的な導入プロセスは以下の通りです。

  • 要件定義 — 勤務形態、勤怠ルール、承認フロー、連携先（給与・人事）を明確化
  • ベンダー選定 — 機能、セキュリティ、サポート、コスト、導入実績を比較
  • パイロット運用 — 一部部署で試験運用を行い、問題点を洗い出す
  • 設定とデータ移行 — 既存の勤怠データやマスタのクリーニングと移行、シフトテンプレート設定
  • 教育・定着施策 — 管理者と従業員向けのマニュアル・トレーニング、FAQ整備
  • 本稼働とフォローアップ — 運用ルールのドキュメント化、KPIによる運用改善

システム選定時のチェックリスト

  • 対応勤務形態の網羅性（フレックス・変形労働制・シフト制・裁量労働）
  • 打刻手段の多様性（オフライン対応、GPS、顔認証、ICカード）
  • 給与ソフトや人事システムとの連携方法（API、CSV、専用コネクタ）
  • カスタマイズ性と運用負荷（ルール変更や法改正時の対応容易性）
  • サポート体制（導入支援、トレーニング、稼働後の問い合わせ窓口）
  • コスト構造（初期費用、月額/年額ライセンス、ユーザー数課金）

よくある導入課題と対策

  • 従業員の抵抗・運用ルールの徹底不足 — 管理者の旗振り、トレーニング、利用メリットの可視化で解消
  • 打刻漏れ・代行打刻（Buddy Punching） — 生体認証やモバイルの位置情報制御、打刻修正の承認フローで対策
  • 複雑な勤怠ルールの設定ミス — 初期の要件定義を丁寧に行い、パイロットで精査
  • 給与とのズレ — データ整合性チェック項目を定め、月次で突合（つきあわせ）を実施

効果測定（KPI例）

  • 勤怠関連の管理工数削減時間（週/月）
  • 打刻漏れ・申請未処理の件数推移
  • 残業時間の推移（部署別・個人別）と36協定超過の有無
  • 有給消化率や休暇申請処理スピード
  • 給与計算ミスの減少件数

将来のトレンドと拡張領域

今後の就業管理クラウドは、単なる勤怠管理から脱却し、ワークフォースマネジメント（WFM）やエンゲージメント向上、AIを活用した予測分析へと進化する見込みです。具体的には、シフト最適化（需要予測に基づく人員配置）、離職予兆の検知、業務負荷の自動可視化などが期待されます。また、ハイブリッドワークの定着に伴い、勤務地やプロジェクト単位での稼働管理や、成果ベースの評価との連携も重要になります。

導入後の運用で留意すべき点

クラウド導入はスタートに過ぎません。運用フェーズで重要なポイントは次の通りです。

  • 運用ルールの継続的見直し — 法改正や組織変更に合わせルールを更新する
  • ユーザーサポート体制の確立 — 問い合わせ窓口と担当者を明確にする
  • ベンダーとの関係構築 — アップデートや障害対応、改善要望の反映を迅速に行える体制
  • データガバナンス — 個人情報保護やアクセス権限管理、ログ監査の運用化

まとめ

就業管理クラウドは、企業の勤怠管理の正確性向上、管理工数の削減、法令遵守の支援、そして経営判断のためのデータ基盤として大きな価値を持ちます。ただし、導入の成功には要件定義、適切なベンダー選定、徹底した運用設計と教育、そしてセキュリティや法令対応の確認が不可欠です。目的を明確にし、段階的に導入・改善を進めることで、働き方の多様化に対応した持続的な運用が実現できます。

参考文献

厚生労働省（労働基準・働き方改革関連情報）

個人情報保護委員会（個人情報保護法関連）

情報処理推進機構（IPA） — セキュリティ対策の手引き

ISO/IEC 27001（情報セキュリティマネジメントシステム）

経済産業省（ICT・クラウド関連のガイドライン）

カテゴリー
ビジネス
前の記事
【導入完全ガイド】就業管理システムの選び方・導入・運用で失敗しないための全知識New!!
2025年12月29日
次の記事
人事管理ソフトの選び方と導入・運用完全ガイド：機能・法令対応・セキュリティから最新トレンドまでNew!!
2025年12月29日